Betriebsklima verbessern und Mitarbeiter motivieren: So geht’s

Fast jeder wurde in der Schule früher oder später mit der Maslowschen Bedürfnispyramide konfrontiert. Nach dieser hat jeder Mensch die Grundbedürfnisse nach Nahrung, Schlaf und Sicherheit. In der westlichen Gesellschaft sind die Erfüllung dieser Grundbedürfnisse für die Meisten selbstverständlich. Daher rücken für uns Bedürfnisse nach sozialem Ansehen, individueller Entfaltung und Selbstverwirklichung in den Vordergrund. Oder, nach David McClelland formuliert, die Bedürfnisse nach Zugehörigkeit, Macht und Leistung. Mit diesen Verlangen sind auch gewisse Wünsche und Ängste verbunden. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie ihnen die Wünsche erfüllen und die Ängste tilgen. Sorgen Sie dafür zunächst für ein gutes Betriebsklima.

Folgen von schlechtem Betriebsklima

Für die viele Arbeitnehmer ist es so, dass die meiste Zeit des Tages auf der Arbeit verbracht wird, sodass das Betriebsklima einen großen Einfluss auf das Leben hat. Die Laune während der Arbeit setzt sich im anschließenden Feierabend fort. Dabei stellt Atmosphäre nicht nur einen wichtigen Faktor für die Lebensqualität dar, sondern auch einen für den Erfolg des Unternehmens.

Unlängst ist bekannt, dass schlechte Stimmung im Büro für eine schlechte Arbeitsleistung sorgt. Das liegt zum Beispiel daran, dass Zeit damit vergeudet wird, sich Gedanken über das Verhalten der Kollegen zu machen. Die Konzentration beim Arbeiten sinkt, sodass sich mehr Fehler einschleichen. Ein schlechtes Betriebsklima führt bei Mitarbeitern häufig zu gesundheitlichen Beschwerden. Eine Studie der Krankenversicherung AOK zeigt, dass dadurch nicht nur psychische Erkrankungen begünstigt werden, sondern insbesondere körperliche Erkrankungen vermehrt auftreten. Aus der Studie ging hervor, dass die Gruppe der unzufriedenen Arbeitnehmer doppelt so viele physische Beschwerden (wie beispielsweise Rückenschmerzen) hatte. In der Folge nahm diese Gruppe auch mehr Krankheitstage in Anspruch, was das tägliche Geschäft eines jeden Unternehmens beeinträchtigt.

Betriebsklima im Büro, in der Gastro oder im Betrieb verbessern: 7 Tipps

Seit einigen Jahren gibt es auch in Deutschland den Beruf des Feel-Good-Managers und das aus gutem Grund. Eine Verbesserung des Betriebsklimas birgt Vorteile für Vorgesetzte und Mitarbeiter gleichermaßen. Die gute Stimmung im Büro hängt von jedem einzelnen Mitarbeiter ab und inwieweit er dazu bereit ist, an dieser zu arbeiten. Hierbei trägt der Arbeitgeber ebenso einen großen Teil dazu bei, indem er Situationen zulässt, die eine positive Atmosphäre fördern.

1. Ausreichend Personal

Ein Hauptgrund für extremen Stress am Arbeitsplatz ist oftmals fehlendes Personal. Dadurch werden einzelnen Mitarbeitern zu viele Aufgaben übertragen, die nicht mehr ausreichend gut bearbeitet werden können. Diese Überbelastung wirkt sich schnell negativ auf die gesamte Belegschaft und das allgemeine Betriebsklima aus. Mehr Personal sorgt für eine bessere Arbeitsaufteilung und senkt den Druck auf jeden Einzelnen. So können sich Ihre Angestellten wieder voll und ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, was den Zusammenhalt und die Motivation stärkt.

Planen Sie daher genügend Arbeitskräfte für die einzelnen Schichten und gerade zu besonderen Veranstaltungen oder zur Fertigstellung großer Projekte ein. Gerade in der Gastronomie oder im Pflegebereich stellt sich dies in Zeiten von Fachkräftemangel oft aber sehr schwierig dar. Hier gilt es, Lösungen zu finden, die für das Unternehmen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen tragbar sind. Im Service und der Gästebetreuung bietet es sich vielleicht an, mehrere kostengünstige geringfügige Stellen (Minijobs) auszuschreiben. Sprechen Sie auch mit Ihrem Team, denn dort sind die Probleme bekannt und es gibt womöglich auch Ideen zur Lösung.

2. Interne Kommunikation verbessern

Apropos mit Ihrem Team sprechen: Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens ist ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit der Angestellten. Wenn die Chefetage über keinen einfachen Weg erreichbar scheint und das persönliche Anliegen des Einzelnen (gefühlt) nicht ernst genommen wird, sind Angestellte und Mitarbeiter schnell frustriert. Die Stimmung im Büro sinkt und auch andere Mitarbeiter werden dem schlechten Betriebsklima ausgesetzt. Mit der schwindender Laune sinkt auch die Motivation und Arbeitsmoral. Um solche Folgen zu umgehen, sollten Sie bei der Kommunikation auf Transparenz setzen. So wird das Gefühl vermieden, dass wichtige Entscheidungen über Mitarbeiter hinweg gefällt werden, obwohl sie alle gleichermaßen betreffen könnten. Sprechzeiten von Vorgesetzten können ein weiterer Ansatz für eine offene Kommunikation sein. Sie zeigen zum einen, dass die Chefetage ein offenes Ohr für die Belange Ihrer Mitarbeiter hat und helfen zum anderen Zeiträume zu schaffen, an denen auch die Vorgesetzten ungestört ihrer Arbeit nachgehen können.

3. Regelmäßige Meetings zum Austausch

Während der Arbeit wird wenig gesprochen, da sich meist nur wenige Möglichkeiten bieten, um sich ausgiebig auszutauschen. Außerdem möchte man mit seiner Arbeit nicht hinterherkommen und konzentriert sich lieber darauf. Aus diesem Grund sind regelmäßige Meetings angebracht, in denen jeder erzählen kann, wie es beispielsweise mit Projekten läuft oder ob es Probleme gibt. In der Mittagspause will man schließlich nicht ständig die Arbeit thematisieren, da lohnt es sich eine ergänzende Möglichkeit dafür zu haben. Außerdem haben alle auf diese Weise einen ähnlichen Wissensstand, sodass sich niemand übergangen fühlen muss.

4. Erfolge anerkennen und feiern

Viel zu selten bekommt man als Arbeitnehmer ein Lob vom Vorgesetzten und leider verhältnismäßig oft Kritik. Auf Dauer kann dies frustrieren und Zweifel an der eigenen Arbeit auslösen. Daher müssen auch Erfolge anerkannt werden sowie ab und an auch mal ein Lob vom Chef zu hören sein. Besonders große Erfolge, die zusammen in einem Team erarbeitet worden sind, dürfen auch mal gefeiert werden. Gemeinsam den Erfolg festlich zu begehen macht mehr Freude und vermittelt das Gefühl, dass der eigene Einsatz für das Unternehmen wertgeschätzt wird. Dabei muss die Feier nicht groß sein. Ein Sekt oder Bier zum Neugewinn eines großen Kunden zum Beispiel, reichen schon aus. Machen Sie diese kleinen Zusammenkünfte zu einem Ritual, auf das sich alle freuen können und auf welches man gerne hinarbeitet.

5. Mittagspausen mit den Kollegen sind erholsamer

Wer gemeinsam die Mittagspause verbringt, schafft ein angenehmes Betriebsklima. Für die Mitarbeiter ist es ohnehin besser, weg vom Schreibtisch zu kommen und tatsächlich eine Pause einzulegen. Wer weiterhin alleine an seinem Platz sitzt, wird wohl oder übel auch weiter an die zu erledigende Arbeit denken. Eine Pause mit kurzer Ablenkung ist viel Erholsamer als eine ohne. Außerdem ist es eine entspannte Gelegenheit, Kontakte innerhalb des Unternehmens zu knüpfen oder bereits bestehende Teams zu festigen. Unangenehme Situationen, wie das Gesicht des Gegenübers zu kennen aber nicht dessen Namen, können so umgangen werden.

6. Aufmerksamkeiten für die Mitarbeiter

Für das Wohlbefinden können Arbeitgeber mit kleinen Aufmerksamkeiten viel bewirken. Auch wenn es im Grunde nichts weltbewegendes ist, doch Kleinigkeiten wie eine Schale mit frischem Obst oder Wasser für die ganze Belegschaft können positive Assoziationen sein, mit denen das Unternehmen verknüpft wird. Sowohl Wasser als auch das Obst lassen sich außerdem von der Steuer absetzen, sodass Unternehmen sogar sparen. Es gibt bereits einige Online-Unternehmen, die Obst speziell für Büros anbieten. Ausreichend Wasser und Vitamine sind essentiell, um gesund zu bleiben.

Drei von fünf Personen geben an, dass sie einen Kaffee brauchen, um ihren Tag zu starten. Dabei nimmt die Nachfrage nach Kaffeespezialitäten wie Latte Macchiato oder Cappuccino ständig zu, während sie beim klassischen Filterkaffee - wenn auch nur leicht - rückgängig ist. Wer seinen Mitarbeitern und Kunden im Büro also mehr als nur den einfachen Filterkaffee servieren kann, liegt voll im Trend und sichert sich einen positiven ersten Eindruck. Übrigens führen einige Unternehmen den besonderen Kaffee, der ihren Mitarbeitern geboten wird, sogar in ihren Stellenanzeigen an. Toller Kaffee kann heute also auch im Bewerber-Marketing einen positiven Beitrag leisten.

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7. Gemeinsame Unternehmungen steigern den Gemeinschaftssinn

Gemeinsame Unternehmungen sind für alle Beschäftigten eines Unternehmens interessant und fördern auf vielen Ebenen das Gemeinschaftsgefühl. Besonders der Kontakt zwischen den einzelnen Abteilungen wird gefördert, wovon nicht nur diejenigen mit kleineren Positionen profitieren. Oftmals sind die Vorgesetzten vom alltäglichen Geschäft isoliert, sodass ihnen der objektive Blick darauf verloren geht. Durch lockere Gespräche mit den Betreffenden abseits der Arbeit, können sich die Vorstände wieder ein differenzierteres Bild machen. Eine Runde gemeinsames Kickern oder sogar Videospiele spielen kann diesen Kontakt untereinander fördern. Ebenso gut für das Teambuilding sind größere Ziele, auf die man gemeinsam hinarbeitet. Sie schweißen zusammen und halten die Arbeitsmoral oben. Ein recht beliebtes Beispiel hierfür ist ein Businessrun, für den man sich einmal die Woche zum gemeinsamen Trainieren trifft, um fit für den Lauf zu werden. Die wöchentliche Routine schleicht sich allmählich in den Alltag ein und wird zu einer regelmäßigen Möglichkeit für einen Austausch.

Wie Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter erfüllen

Laut dem US-amerikanischen Verhaltens- und Sozialpsychologen David McClelland gibt es drei Bedürfnisse, die jeden Menschen motivieren: Zugehörigkeit, Macht und Leistung. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie ihnen diese drei Bedürfnisse erfüllen.

Mit dem Bedürfnis nach Zugehörigkeit ist der Wunsch nach Sicherheit und Zuwendung verbunden, sowie die Angst abgewiesen oder ausgeschlossen zu werden. Die EY Jobstudie 2021 (S. 10) etwa hat ergeben, dass 58 Prozent der Arbeitnehmer ein gutes Verhältnis zu ihren Kollegen und Führungskräften als beste Motivation empfinden. Ein gesundes Betriebsklima ist also das A und O. Daher ist es wichtig, dass sich Ihre Angestellten nicht nur als Arbeitskraft, sondern auch als Person willkommen und akzeptiert fühlen. Falls sich einer Ihrer Mitarbeiter zurückgewiesen oder ausgeschlossen fühlt, ist er unmotiviert und angespannt. Ihm passieren mehr Fehler. Wenn dieser Zustand anhält, entsteht Dauerstress, der zu gesundheitlichen Schäden führt. Grenzt Ihr Team einen Kollegen gezielt aus, unterbinden Sie dies strikt. Führen Sie Ihr Team am besten anhand von gemeinsamen Aktivitäten zusammen.

Mit dem Bedürfnis nach Macht ist der Wunsch nach Kontrolle und Einfluss verbunden, sowie die Angst vor Kontrollverlust und Abhängigkeit. Einer der größten Fehler von Vorgesetzten ist es, zu viel zu kontrollieren. Nichts demotiviert Arbeitnehmer mehr als das Gefühl, für jeden kleinen Arbeitsschritt Rechtschaffenheit ablegen zu müssen. Räumen Sie Ihren Mitarbeitern Autonomie ein. Gewähren Sie im Idealfall Gleitzeiten und Vertrauensarbeitszeit. Formulieren Sie klare Ziele und Zeitvorgaben, überlassen es aber jedem Mitarbeitern selbst, wie er diese erfüllt. Statt zu kontrollieren, seien Sie der Ansprechpartner bei Problem und helfen Sie Ihren Mitarbeitern Stress zu bewältigen. Notwendig ist, dass Sie sich als Teil des Teams verstehen, also Aufgabenbereiche übernehmen und sich auch mal den Rat Ihrer Mitarbeiter einholen.

Mit dem Bedürfnis nach Leistung ist der Wunsch nach Erfolg und Abwechslung verbunden, sowie die Angst zu versagen. Daher ist ein wichtiger Motivator die Anerkennung von Leistung. Dafür genügt schon ein ernst gemeintes Lob. Ausschlaggebend ist, dass die Leistung des Mitarbeiters auch ansprechend vergütet wird. Zudem sollten Sie sich vor Augen halten:„Wo gehobelt wird, da fallen auf Späne“. Fehler passieren und Schuldzuweisungen nützen niemandem etwas. Lösen Sie stattdessen Probleme gemeinsam. Verstehen Sie Fehler als Teil des Lernprozesses - für sich selber und die Mitarbeiter. Falls ein Mitarbeiter immer wieder die gleichen Fehler macht, äußern Sie die Kritik in einem konstruktiven Einzelgespräch. Geben Sie Ihren Mitarbeitern zudem die Möglichkeit, sich einzuschätzen und weiterzuentwickeln. Halten Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche, weisen Sie Perspektiven auf und bieten Sie Fortbildungen an.

Intrinsische und extrinsische Motivation

Es gibt zwei Formen der Motivation: Die intrinsische und die extrinsische Motivation. Für Sie besonders erstrebenswert sind Mitarbeiter, die intrinsisch motiviert sind. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter ihrer Tätigkeit gerne nachgehen, weil sie die Arbeit als erfreulich und sinnstiftend empfinden. Eine intrinsische Motivation kann nur dann stattfinden, wenn Ihre Mitarbeiter persönlich hinter dem Unternehmen stehen. Im Idealfall identifizieren Sie sich mit der Marke.

Bei der extrinsischen Motivierung erledigt der Mitarbeiter seine Aufgaben mit Fleiß, weil Sie ihm eine Belohnung in Aussicht gestellt haben - oder, weil er Angst vor einer Rüge hat. Im ersten Fall hält die Motivation nur so lange an, bis die Belohnung gewonnen ist. Im zweiten Fall ist der Mitarbeiter durch Angst vor einem Abriss negativ gestresst. Beides ist kontraproduktiv. Außerdem wurde nachgewiesen, dass extrinsische Motivation die intrinsische Motivation ausbremst. Wer nur auf eine bestimmte Belohnung hin arbeitet, hat Scheuklappen auf: Aufgaben, die nicht Teil des Bonussystems sind, werden als negativ oder zusätzliche Belastung empfunden.

Anstatt mit einem Bonussystem zu arbeiten, sollten Sie sichergehen, dass Ihre Mitarbeiter mit ihrem normalen Einkommen zufrieden sind und lernen, selbst Prioritäten zu setzen. Ein Mitarbeiter, der mitdenkt, erbringt kreative Eigenleistung - und diese ist kostbar. Stupide nach Anweisung arbeiten kann jede Maschine.

Wie Sie Ihre Mitarbeiter intrinsisch motivieren?

Damit stellt sich die Frage, wie Sie es schaffen, dass Ihre Mitarbeiter intrinsisch motiviert sind, ihre Arbeit also als etwas positives empfinden und sich ihre Kreativität frei entfalten kann. Grundvoraussetzung ist die Befriedigung der oben genannten Bedürfnisse. Diese bilden den Rahmen für ein motiviertes Arbeitsklima. Darüber hinaus können Sie sich ein Beispiel an den großen Silicon-Valley-Playern nehmen: Facebook und Google sind Meister im Motivieren und Binden von Mitarbeitern. Nicht jedes Unternehmen kann sich deren Luxus und Hightech-Standard leisten. Folgendes können Sie sich aber abkupfern:

Vielleicht ist Ihnen bereits aufgefallen, dass das Konzept, mit dem Facebook und Google ihre Mitarbeiter motivieren, sehr an den Campus-Alltag erinnert. Das mag daran liegen, dass viele Konzepte, aus denen die heutigen Silicon Valley Giganten hervorgegangen sind, an einem Campus entstanden sind. Ihr Unternehmen sollte sich also nicht nur als wirtschaftlicher Konzern verstehen, sondern auch als ein Ort, an dem Menschen zusammenkommen, um sich mit Freude weiterzuentwickeln.

Kennen Sie das OKR-Konzept?

Anhand des OKR-Konzepts definiert das Unternehmen für sich ein Ziel und Schlüsselergebnisse, die notwendig sind, um das Ziel zu erreichen. Darauf aufbauend definiert jede Abteilung und jeder Mitarbeiter sein eigenes OKR-Konzept. Also welches Ziel er erreichen muss, damit das Unternehmensziel erreicht werden kann. Und, welche Schlüsselergebnisse dafür erforderlich sind. Durch dieses Verfahren sind die Ziele des Konzerns transparent und der Angestellte beteiligt sich kreativ und selbstbestimmt am Erfolg. Dadurch wächst das Zugehörigkeitsgefühl sowie die Mitarbeitermotivation enorm. Entwickelt wurde diese Methode von Google und wird bereits von Plattformen wie Oracle, Twitter und LinkedIn genutzt. Aber Sie müssen kein riesiger Internetkonzern sein, um von diesem Model zu profitieren. Auch für mittelständische Unternehmen und Start-Ups bietet sich das OKR-Konzept an. Denn gerade bei einem kleineren Team sind Sie darauf angewiesen, dass jeder Mitarbeiter motivierter mitdenkt.