Das eigene Café eröffnen: In 7 Schritten zum Erfolg

Eine Existenzgründung ist kein Kinderspiel und erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und Planung. Wir verraten Ihnen, was Sie bei der Gründung und Eröffnung eines Cafés beachten müssen und wie Sie aus der Geschäftsidee ein erfolgreiches Unternehmen machen.

Grundsätzlich gibt es drei Wege in die Selbstständigkeit:

• Existenzgründung mit eigener Geschäftsidee: Man entwickelt aus der eigenen Geschäftsidee ein Konzept und gründet damit ein Einzelunternehmen. Bei dieser Rechtsform trägt man die volle Verantwortung, dafür kann man eigene Entscheidungen treffen.
• Unternehmensnachfolge: Man übernimmt ein komplettes Unternehmen und damit auch die bestehende Geschäftsidee, den Standort sowie die Kundschaft.
• Gründung per Franchise: Man übernimmt eine bereits umgesetzte Geschäftsidee einer größeren Kette und eröffnet auf dieser Grundlage ein eigenes Café an einem anderen Standort. Dabei muss man sich an die Anweisungen des Franchise-Gebers halten, im Gegenzug bekommt man Schulungen und fachliche Expertise zur Verfügung gestellt.

Im Folgenden zeigen wir in sieben Schritten, wie Sie ein Einzelunternehmen gründen. Dabei sind Ihre Rechte und Pflichten ebenso wichtig wie die Gestaltung und Vermarktung Ihres eigenen Cafés.

1. Die Zielgruppe Ihres Cafés bestimmen

Was genau möchten Sie eigentlich? Wie stellen Sie sich Ihr Café vor? Und welche Menschen möchten Sie mit Ihrer Gastronomie ansprechen? Bestimmen Sie im ersten Schritt Ihre Ausrichtung und Ihre Zielgruppe. Fragen Sie sich, für welche Kundinnen und Kunden ist Ihr Angebot attraktiv: Möchten Sie Familien oder eher Angestellte in ihrer Mittagspause anlocken? Möchten Sie in einem höherpreisigen Segment arbeiten oder preisbewusste Gäste bewirten? Das Wissen um Ihre Zielgruppe hilft Ihnen nicht nur bei den Fragen nach der Location, der Ausrichtung der Speisekarte oder der Einrichtung Ihres Cafés, sondern ist spätestens für Ihre Marketingmaßnahmen essentiell.

2. Einen Businessplan erstellen

Damit Ihre Idee in die Tat umgesetzt werden kann, sollten sich angehende Café-Inhaber vorab mit einigen grundsätzlichen Fragen beschäftigen: Welche Produkte möchte ich verkaufen? Wie werde ich mein Vorhaben finanzieren?

Mit einem klaren Bild des Gastronomiebetriebes vor Augen sollten Sie nun einen soliden, möglichst detaillierten Businessplan erstellen. Darin werden mit Blick auf die Zielgruppe Konzept, Organisation und Marketing beschrieben. Zudem sollte man die Investitionen und geplanten Einnahmen gegenüberstellen, um daraus den finanziellen Bedarf abzuleiten. Der so genannte Cash-Flow (Geldfluss) setzt sich aus den anfallenden Kosten und Ihrem erzielten Umsatz zusammen. Da viele Existenzgründer nicht über ausreichende finanzielle Mittel verfügen, um ihr Projekt realisieren zu können, sind sie auf die Hilfe der Bank angewiesen. Deshalb sollte der Businessplan nicht nur als Orientierungshilfe für Sie selbst dienen, sondern auch einen roten Faden für potenzielle Geldgeber darstellen. Denn wer mit seiner Geschäftsidee und einer guten Planung überzeugen kann, erhöht seine Chancen auf einen Kredit!

3. Die perfekte Location finden

Bei der Suche nach einer geeigneten Immobilie für Ihr Café spielen sowohl der Standort als auch die Räumlichkeiten eine große Rolle. Über Makler, gewerbliche Immobilienseiten oder Mund-zu-Mund-Propaganda lassen sich mögliche Locations finden. Die Lage eines Cafés ist oft ausschlaggebend für dessen Erfolg. Beispielsweise erzielen Ecklagen in der Regel ein Drittel mehr Umsatz als eingeschlossene Reihenimmobilien. Eine perfekte Location ist für Gäste gut zu sehen und zu erreichen. Ob das der Fall ist, können Sie ganz leicht selber heraus finden: Beobachten Sie das angepeilte Objekt und dessen Umgebung an mehreren Tagen und zu verschiedenen Uhrzeiten. Bei dieser Standortanalyse können Sie sich an folgenden Fragen orientieren:

• Verfügt die Location über viel Laufkundschaft, die zur anvisierten Zielgruppe passt?
• Gibt es Parkmöglichkeiten in der Nähe oder eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr?
• Bietet die Immobilie genügend Raum für Bestuhlung, Produktions- und Lagerflächen?
• Gibt es Platz für eventuell geplante Außengastronomie oder Außenwerbung?
• Wie sieht es mit der Konkurrenz im Umfeld aus?

Neben all diesen Kriterien sollte man auch die Innenräume des Lokals berücksichtigen. Wurde die Immobilie zuvor nicht als Gastronomiebetrieb genutzt, können enorme Kosten durch notwendige Umbaumaßnahmen entstehen.

Unser Tipp: Planen Sie bei der Einrichtung und Ausstattung Ihres Cafés kurze Laufwege ein, um Arbeitsprozesse zu erleichtern. Ein einheitliches, zur Zielgruppe passendes Design rundet das Ganze ab.

4. Über Rechte und Pflichten informieren

Wer sich im Gaststättengewerbe selbständig machen will, muss einige formelle Hürden überwinden. Dazu sollten Sie sich früh genug informieren und für die Behördengänge und Genehmigungsverfahren ausreichend Zeit einplanen. Die notwendigen Formulare finden Sie in der Regel auf den Internetseiten der örtlichen Behörden. Eine kostengünstige Gründungsberatung ist bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer möglich. Auch die Handwerkskammer (HWK) bietet eine ausführliche Existenzberatung und Aufklärung über die verschiedenen Rechtsformen an.

Cafés sind als stehende Gaststättengewerbe bei Neueröffnung beim Gewerbeamt anzumelden. Wer eine Gaststätte eröffnen möchte, benötigt außerdem eine behördliche Bewilligung: die so genannte Gaststättenkonzession.

Welche Unterlagen und Zusätze benötigen Sie?

Neugründer ohne gastronomische Erfahrung benötigen ein Formular darüber, dass sie den Gaststättenunterricht bei der örtlichen IHK erfolgreich absolviert haben. Mit einer gastronomischen Ausbildung ist der zusätzliche Kurs nicht notwendig. Hier reicht der Ausbildungsnachweis. Jede Gaststätte benötigt außerdem ein Bescheid, über die Hygienebelehrung des Gesundheitsamtes oder des Amtsarztes. Diese darf nicht älter als drei Monate sein.

• Eine Gaststätte verpflichtet sich grundsätzlich, hygienisch einwandfreie Lebensmittel zu servieren.
• Missachtet ein Betrieb die Hygienevorschriften, drohen neben dem Imageschaden Geld- und im schlimmsten Fall sogar Freiheitsstrafen.
• Erstellen Sie sich ein eigenes Kontrollsystem auf Basis der HACCP-Grundsätze, um ein ordnungsgemäßes Kontrollsystem für die Gastronomiehygiene einzubinden.
• Familie und Freunde als Investoren

Des Weiteren benötigen Sie noch folgende Formulare um die Konzession für Ihr Gaststättengewerbe zu erhalten:

• Ein Polizeiliches Führungszeugnis
• Eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt
• Ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister
• Eine Kopie des Pacht- oder Mietvertrages der Räumlichkeiten, die sie nutzen wollen, sowie eine detaillierte Beschreibung der Räume
• Einen Auszug aus den Grundbuch, falls Sie eine eigene Immobilie für das Gewerbe nutzen
• Grundrisse und Erklärungen zu den vorgesehenen Maßnahmen, falls Sie Umbaumaßnahmen planen

Eine Konzession ist an Personen und Räumlichkeiten gebunden. Deswegen ist es kaum möglich, Inhalte nachträglich zu ändern. Bevor Sie das Gewerbe anmelden, füllen Sie das Konzept und den Businessplan daher sorgfältig und möglichst vollständig aus. Sollte sich der Betriebsinhaber oder die Immobilie nach der erteilten Gaststättenkonzession ändern, muss eine neue Konzession beantragt werden.

5. Die Finanzierung planen

Über die Startfinanzierung hinaus sollte man sich mit genügend Rücklagen absichern. Gute Anlaufstellen für die Finanzierung sind lokale Banken und spezielle Finanzierungsprogramme. So fördert beispielsweise die KfW mit einem Kredit alle Formen der Existenzgründung. Auch wer wenig oder gar kein Eigenkapital zur Verfügung hat, kann dieses Darlehen beantragen. Dafür werden Ihre Bonität, das Geschäftskonzept, Ihre fachlichen Qualifikationen sowie Ihre Branchenkenntnisse geprüft. Um im Bankgespräch überzeugen zu können, sollten Sie mit Ihrem Businessplan eine realistische Finanzplanung präsentieren. Auch die einzelnen Bundesländer bieten Programme für Existenzgründer an.

Möglich ist auch, sich Kapital von Verwandten und Freunden zu leihen oder dritten Personen Anteile an Ihrem Unternehmen zu verkaufen. Allerdings sollten Sie sich im Vorfeld gut überlegen, ob Sie Berufliches und Privates vermischen möchten.

6. Für den perfekten Kaffee sorgen

Damit das eigene Café auch ein voller Erfolg wird, sollten Sie sich nun überlegen, welche Produkte Sie anbieten möchten. Sollen im Café nur Heißgetränke serviert werden? Oder möchten Sie auch kalte Erfrischungen und kleine Snacks anbieten?

Letzten Endes dreht es sich in einem Café jedoch nur um eines: Kaffee. Wählen Sie das Herzstück Ihres Unternehmens, die Kaffeemaschine, deshalb mit Bedacht. Dabei sollte der Bedarf und auch das zugrunde liegende Konzept der Geschäftsidee berücksichtigt werden. Wer Kaffee bereits als Leidenschaft für sich entdeckt hat und vielleicht sogar eine Barista-Ausbildung absolviert hat, der wird vermutlich eine Siebträgermaschine für sein Café bevorzugen. Für Anfänger in der Gastronomie oder auch für die Versorgung von sehr vielen Personen in kurzer Zeit eignet sich eher ein Kaffeevollautomat. Im Vergleich zum Siebträger punktet ein Vollautomat im Bezug auf die Bedienbarkeit und die Schnelligkeit bei der Zubereitung.

7. Die ersten Kunden anlocken

Vor allem in den ersten Wochen ist es wichtig, das Café erstmal mit Besuchern zu füllen. Bitten Sie Freunde und Bekannte, in dieser Zeit öfter vorbei zu kommen. Denn ein volles Café wirkt einladender als ein leeres und zieht automatisch mehr Gäste an.

Um auf das neu eröffnete Café aufmerksam zu machen, kann man auf verschiedene Werbemaßnahmen zurückgreifen. So sollten Sie schon im Vorfeld Werbung in Ihrer direkten Umgebung machen, dort wo Ihre potenzielle Laufkundschaft sich aufhält. Dazu können Sie Plakate aufhängen (Vorsicht: Vorher um Erlaubnis fragen!) oder Flyer verteilen. Auch lohnt es sich, das Internet als Marketingkanal zu nutzen: Eine eigene Website erstellen, das Café in den lokalen Suchergebnissen bei Google Maps eintragen und erste Informationen auf Facebook verbreiten.

Soziale Netzwerke bieten außerdem gegen vergleichsweise wenig Geld die Möglichkeit, Werbung zu schalten. Diese wird sehr passend anhand der Informationen zu Ihrer Zielgruppe ausgespielt. Insbesondere während der Eröffnung ist gezieltes Marketing beziehungsweise Werbung von großer Bedeutung. In diesem Zeitraum ist die allgemeine Bekanntheit und die Zahl der Follower in den sozialen Medien gering. Gute Werbung löst dieses Problem. Achten Sie jedoch darauf, bereits interessante Inhalte auf Ihrem Profil zu haben bevor Sie Werbung schalten. Nur so überzeugen Sie potentielle Kunden Ihnen zu folgen.

Marketing-Tipps für Ihr Café: Von der Story bis zur Corporate Identity

Durch gelungenes Marketing sichern Sie sich trotzdem einen fortwährenden Strom an Kunden und gewinnen anschließend Stammkunden mit Ihren Produkten und Leistungen.

Jedes gute Café erzählt eine Geschichte, welche es von anderen abgrenzt und als etwas Besonderes unterstreicht. Worauf legen Sie viel Wert? Was machen Sie besonders gut? Was ist in Ihrem Café vielleicht sogar einmalig, also Ihr USP (unique selling point)? Dieses sogenannte Storytelling ist eine Methode im Marketing, um das Profil Ihres Cafés zu schärfen. Die Geschichte kann hohe Ansprüche an Qualität oder großes Umweltbewusstsein beinhalten, beispielsweise durch einen Fokus auf saisonale Produkte von lokalen Bauern.

Eine Corporate Identity (Unternehmensidentität) passiert nicht einfach von selbst. Überlegen Sie sich gut, womit Sie die Kundschaft von sich und Ihrem Café überzeugen wollen. Zu wissen, welche Aussage mit dem Marketing nach Außen vermittelt wird, ist entscheidend für die zukünftige Planung.

Gastronomiemarketing: Soziale Medien gezielt nutzen

Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen das Internet als Marketngplattform bietet. Ihr Café wird durch die vielen Webauftritte zum einen leichter aufgefunden, da gerade Touristen im Internet nach Gastronomien in der Umgebung suchen. Zum anderen bietet Ihnen die stärkere Präsenz die Möglichkeit, das sich und Ihre Produkte im richtigen Licht zu präsentieren. Die direkte Kommunikation über Social Media stärkt die Bindung zu Ihren Kundinnen und Kunden. Vergeben Sie Likes und kommentieren Sie ab und zu mit. Die Netiquette gehört dabei selbstverständlich immer dazu. Im Idealfall posten Sie in regelmäßigen Abständen eigene Inhalte, welche die Corporate Identity weiterspinnen. Neben besonderen Aktionen und limitierten Angeboten bieten sich Blicke hinter die Kulissen an.

Instagram etwa ist prädestiniert für schöne Bilder. Wichtig: Erstellen Sie einen Account eigens für Ihr Café, anstatt Ihre private Seite zu nutzen. Fügen Sie Kontaktdaten, wie Adresse und einen Link zur Website in die Profilbeschreibung ein. Verwenden Sie hochwertige Fotos und Videos und nutzen Sie passende Hashtags. Um die Reichweite zu erhöhen lohnt es sich außerdem, die Kundschaft aktiv dazu aufzufordern die Fotos mit dem eigenen Hashtag zu versehen.

Auch eine eigene Facebook-Seite hilft, Reichweite aufzubauen, und fungiert dabei als eine zweite Website. Hinterlegen Sie hier deshalb immer Informationen wie Öffnungszeiten, Adresse oder Telefonnummer. Für die Speisekarte bietet sich die Bildergalerie an. Besucher Ihrer Facebook-Seite haben hier die Option Feedback, eigene Bilder oder Videos zu teilen.

Kooperationen und Engagement in der Nachbarschaft

Eine weitere Möglichkeit mehr Bekanntheit zu erlangen, ist Engagement in der eigenen Nachbarschaft. Erlauben Sie zum Beispiel lokalen Künstlerinnen und Künstlern, im Café ihre Werke auszustellen. Vergessen Sie nicht, auf der Website, Facebook und Instagram darauf aufmerksam zu machen. Verlinken Sie sich gegenseitig in Ihren Beiträgen und steigern Sie so die Reichweite.

Oder fragen Sie bei Veranstaltungen in Ihrer Nachbarschaft nach, ob Sie dort einen kleinen Stand mit warmen Getränken und Gebäck aufmachen dürfen. Erwarten Sie von solchen Aktionen aber keinen größeren Umsatz. Hierbei geht es vorrangig um eine größere Bekanntheit für das Café. Gleichzeitig ist dies ausgezeichneter Content für die sozialen Medien, also Kamera bereithalten.

FAZIT

Wie Sie sehen, muss man vor der Eröffnung des eigenen Cafés viele Dinge beachten. Doch wer die Sache mit realistischen Zielen und einer guten Portion Ehrgeiz angeht, könnte schon bald ein erfolgreicher Café-Besitzer sein. Damit alles glatt läuft, empfiehlt es sich, ein paar Tage vor der Eröffnung den Ablauf zu proben. Dazu können Sie Freunde und Verwandte bewirten und ehrliches Feedback einholen. Wem es an Fachkenntnis mangelt oder wer Unterstützung in der Küche und beim Service benötigt, sollte dafür Fachkräfte einstellen.

Das Team von Kaffee-Miete.de wünscht Ihnen viel Erfolg bei der Gründung Ihres eigenen Cafés!