Kaffeevollautomaten
mieten statt kaufen

Das eigene Café eröffnen - In 7 Schritten zum Erfolg

Für viele ist es ein lang gehegter Traum - das eigene Café eröffnen. Den Kunden ein Lächeln aufs Gesicht zaubern, sein eigener Chef sein und den ganzen Tag über den Geruch von frischem Kaffee genießen. Doch so schön das auch klingt: Eine Existenzgründung ist kein Kinderspiel und erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und Planung. Wir verraten Ihnen, was Sie bei der Gründung beachten müssen und wie Sie aus der Geschäftsidee ein erfolgreiches „Kaffee-Unternehmen“ gestalten.

Das eigene Café eröffnen - In 7 Schritten zum Erfolg

Grundsätzlich gibt es drei Wege in die Selbstständigkeit:

  • Existenzgründung mit eigener Geschäftsidee: Man entwickelt aus der eigenen Geschäftsidee ein Konzept und gründet damit ein Einzelunternehmen. Bei dieser Rechtsform trägt man die volle Verantwortung, dafür kann man eigene Entscheidungen treffen.
  • Gründung per Franchise: Man übernimmt eine bereits umgesetzte Geschäftsidee und eröffnet auf dieser Grundlage ein eigenes Café an einem anderen Standort. Dabei muss man sich an die Anweisungen des Franchise-Gebers halten, im Gegenzug bekommt man Schulungen und fachliche Expertise zur Verfügung gestellt.
  • Unternehmensnachfolge: Man übernimmt ein komplettes Unternehmen und damit auch die bestehende Geschäftsidee, den Standort sowie die Kundschaft.

Im Folgenden zeigen wir in sieben Schritten, wie Sie ein Einzelunternehmen gründen. Dabei sind Ihre Rechte und Pflichten ebenso wichtig wie die Gestaltung und Vermarktung Ihres eigenen Cafés. Lesen Sie selbst!

1. Einen Businessplan erstellen

Am Anfang einer Existenzgründung steht die Geschäftsidee. Auch wenn Sie voller Tatendrang stecken und am liebsten sofort mit dem Ausbau Ihres Cafés beginnen würden, ist eine intensive Vorbereitung besonders wichtig. Damit Ihre Idee in die Tat umgesetzt werden kann, sollten sich angehende Café-Inhaber vorab mit einigen grundsätzlichen Fragen beschäftigen: Welche Zielgruppe soll mein Café ansprechen? Welche Produkte möchte ich verkaufen? Wie werde ich mein Vorhaben finanzieren?

Tipp: Fachliche Unterstützung

Wer die Planung des eigenen Cafés nicht allein stemmen möchte, kann auch fachliche Expertise in Anspruch nehmen. Unternehmensberater unterstützen Gründer bei der Erstellung eines Businessplans und der Umsetzung der Geschäftsidee.

Mit einem klaren Bild des Gastronomiebetriebes vor Augen sollten Sie nun einen soliden, möglichst detaillierten Businessplan erstellen. Darin werden - mit Blick auf die Zielgruppe - Konzept, Organisation und Marketing beschrieben. Zudem sollte man die Investitionen und geplanten Einnahmen gegenüberstellen, um daraus den finanziellen Bedarf abzuleiten. Der so genannte Cash-Flow (Geldfluss) setzt sich aus den anfallenden Kosten und Ihrem erzielten Umsatz zusammen. Da viele Existenzgründer nicht über ausreichende finanzielle Mittel verfügen, um ihr Projekt realisieren zu können, sind Sie auf die Hilfe der Bank angewiesen. Deshalb sollte der Businessplan nicht nur als Orientierungshilfe für Sie selbst dienen, sondern auch einen roten Faden für potenzielle Geldgeber darstellen. Denn wer mit seiner Geschäftsidee und einer guten Planung überzeugen kann, erhöht seine Chancen auf einen Kredit!

2. Die perfekte Location finden

Bei der Suche nach einer geeigneten Immobilie für Ihr Café spielen sowohl der Standort als auch die Räumlichkeiten eine große Rolle. Über Makler, gewerbliche Immobilienseiten oder Mund-zu-Mund-Propaganda lassen sich mögliche Locations finden. Die Lage eines Cafés ist oft ausschlaggebend für dessen Erfolg. Beispielsweise erzielen Ecklagen in der Regel ein Drittel mehr Umsatz als eingeschlossene Reihenimmobilien. Eine perfekte Location ist für Gäste gut zu sehen und zu erreichen. Ob das der Fall ist, können Sie ganz leicht selber heraus finden: Beobachten Sie das angepeilte Objekt und dessen Umgebung an mehreren Tagen und zu verschiedenen Uhrzeiten. Bei dieser Standortanalyse können Sie sich an folgenden Fragen orientieren:

  • Verfügt die Location über viel Laufkundschaft, die zur anvisierten Zielgruppe passt?
  • Gibt es Parkmöglichkeiten in der Nähe oder eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr?
  • Bietet die Immobilie genügend Raum für Bestuhlung, Produktions- und Lagerflächen?
  • Gibt es Platz für eventuell geplante Außengastronomie oder Außenwerbung?
  • Wie sieht es mit der Konkurrenz im Umfeld aus?

Neben all diesen Kriterien sollte man auch die Innenräume des Lokals berücksichtigen. Wurde die Immobilie zuvor nicht als Gastronomiebetrieb genutzt, können enorme Kosten durch notwendige Umbaumaßnahmen entstehen. Nachdem letztendlich eine geeignete Location angemietet oder gekauft wurde, sollte man ersten Kontakt zu Lieferanten aufnehmen, um in der Branche „Fuß zu fassen“.

3. Über Rechte und Pflichten informieren

Wer sich im Gaststättengewerbe selbständig machen will, muss einige formelle Hürden überwinden. Insbesondere in der Gastronomie werden Existenzgründer mit einer Menge Auflagen und gesetzlicher Vorschriften konfrontiert. Was viele nicht bedenken: Das Einholen von Genehmigungen ist mit einem hohen zeitlichen sowie finanziellen Aufwand verbunden. Deshalb sollte man sich früh genug informieren und die Behördengänge gut einplanen. Eine kostengünstige Gründungsberatung ist bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer möglich. Auch die Handwerkskammer (hwk) bietet eine ausführliche Existenzberatung und Aufklärung über die verschiedenen Rechtsformen an. Weiterhin ist jeder Gründer verpflichtet, sein Vorhaben beim zuständigen Gewerbeamt anzumelden. Wer eine Gaststätte eröffnen möchte, benötigt außerdem eine behördliche Bewilligung: die so genannte Gaststättenkonzession. Neben Hygienevorschriften und Bauauflagen muss man außerdem ein Gesundheitszeugnis beantragen, um einen ordnungsgemäßen Umgang mit Lebensmitteln und Getränken zu gewährleisten.

4. Die Finanzierung planen

Für Existenzgründer ist Geld ein großes Thema. Über die Startfinanzierung hinaus sollte man sich mit genügend Rücklagen absichern. Gute Anlaufstellen für die Finanzierung sind lokale Banken und spezielle Finanzierungsprogramme. So fördert beispielsweise die Bankengruppe KfW mit einem Kredit alle Formen der Existenzgründung. Auch wer wenig oder gar kein Eigenkapital zur Verfügung hat, kann dieses Darlehen bei der jeweiligen Hausbank beantragen. Dort werden Ihre Bonität, das Geschäftskonzept, Ihre fachlichen Qualifikationen sowie Ihre Branchenkenntnisse geprüft. Um im Bankgespräch überzeugen zu können, sollten Sie mit Ihrem Businessplan eine realistische Finanzplanung präsentieren. Auch die einzelnen Bundesländer bieten Programme für Existenzgründer an. Bei der Förderdatenbank können Sie sich über weitere Finanzierungsmöglichkeiten informieren.

Finanzierungsmöglichkeiten im Überblick:

  • Gründerkredit
  • Förderprogramme
  • Erspartes
  • Familie und Freunde als Investoren

Neben Banken und Förderprogrammen können auch Verwandte und Freunde als finanzielle Starthilfe dienen. Die einfache Variante wäre das (Aus-)Leihen einer bestimmten Geldsumme. Alternativ können andere Personen auch Anteile an Ihrem Unternehmen kaufen und damit ihr Café finanziell vorantreiben. Allerdings ist es möglich, dass die Beziehung zu Freunden und Familie darunter leidet. Deshalb sollte man sich im Vorfeld gut überlegen, ob man Berufliches und Privates nicht lieber trennen will. Für formale Dinge wie die Lohnabrechnung, Buchhaltung etc. kann man sich einen Steuerberater zu Hilfe nehmen. Dann steht dem eigenen Unternehmensstart nichts mehr im Wege.

5. Für den perfekten Kaffee sorgen

Sie haben einen Businessplan erstellt, eine geeignete Location gefunden, alle rechtlichen Vorschriften beachtet und ihr Budget eingeplant? Sehr gut! Nun sind Sie schon fast am Ziel Ihrer Träume angelangt. Damit das eigene Café auch ein voller Erfolg wird, sollten Sie sich nun überlegen, welche Produkte Sie anbieten möchten. Sollen im Café nur Heißgetränke serviert werden? Oder möchten Sie auch kalte Erfrischungen und kleine Snacks anbieten? Beim Unternehmensstart gilt: Wer wagt, gewinnt! Probieren Sie etwas Neues. Mit einer originellen Idee kann man sich von anderen Cafés abheben und im Wettbewerb besser durchsetzen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem Kaffee-Bananen-Smoothie oder anderen ausgefallenen Kreationen?

Welche Kaffeemaschine ist die richtige?

Sie benötigen noch einen Kaffeevollautomaten für Ihr Café? Kein Problem! Über unser Portal Kaffee-miete.de finden Sie den passenden Anbieter - und haben die Möglichkeit, das Gerät zu mieten oder auch zu leasen. Auf diese Weise vermeiden Sie hohen Anschaffungskosten und können zusätzlich Steuern sparen.

Letzten Endes dreht es sich in einem Café jedoch nur um eines: Kaffee. Wählen Sie das Herzstück Ihres Unternehmens - die Kaffeemaschine - deshalb mit Bedacht. Dabei sollte der Bedarf und auch das zugrunde liegende Konzept der Geschäftsidee berücksichtigt werden. Wer Kaffee bereits als Leidenschaft für sich entdeckt hat und vielleicht sogar eine Barista-Ausbildung absolviert hat, der wird vermutlich eine Siebträgermaschine für sein Café bevorzugen. Für „Anfänger“ in der Gastronomie oder auch für die Versorgung von sehr vielen Personen in kurzer Zeit eignet sich eher ein Kaffeevollautomat. Im Vergleich zum Siebträger punktet ein Vollautomat im Bezug auf die Bedienbarkeit und die Schnelligkeit bei der Zubereitung.

Mit einer guten Kaffeemaschine ist es aber nicht getan. Planen Sie bei der Ausstattung Ihres Cafés auch kurze Laufwege ein, um Arbeitsprozesse zu erleichtern. Ein einheitliches, (zur Zielgruppe) passendes Design rundet das Ganze ab.

6. Die ersten Kunden anlocken

Bevor die Türen Ihres Cafés öffnen, müssen Sie natürlich für ausreichend Gäste sorgen. Um auf das eigene Café aufmerksam zu machen, kann man auf verschiedene Werbemaßnahmen zurückgreifen. Zuallererst sollte man Werbung in der direkten Umgebung machen, denn dort „lauern“ die meisten, potenziellen Kunden. Dazu können Sie Plakate aufhängen (Vorsicht: Vorher um Erlaubnis fragen!) oder Flyer verteilen. Auch lohnt es sich, das Internet als Marketingkanal zu nutzen: Eine eigene Website erstellen, das Café bei Google Maps eintragen und erste Informationen auf Facebook verbreiten. Langfristig stellen Kooperationen mit anderen Unternehmen, Rabatt- oder Gutscheinaktionen sowie Cateringangebote großes Absatzpotenzial dar. Doch vor allem in den ersten Wochen ist es wichtig, das Café erstmal mit Besuchern zu „füllen“. Bitten Sie Freunde und Bekannte, in dieser Zeit öfter vorbei zu kommen. Denn ein volles Café wirkt einladender als ein leeres und zieht automatisch mehr Gäste an.

7. Zu guter Letzt: Das Café eröffnen

Der große Tag ist endlich gekommen: Die Eröffnung des eigenen Cafés. Damit alles glatt läuft, empfiehlt es sich, ein paar Tage zuvor den reibungslosen Ablauf zu proben. Dazu können Sie Freunde und Verwandte bewirten und ehrliches Feedback einholen. Wem es an Fachkenntnis mangelt oder wer Unterstützung in der Küche und beim Service benötigt, sollte ein paar Profis einstellen. Für eine sichere Unternehmensführung ist es außerdem sinnvoll, im Vorfeld in der Gastronomie zu arbeiten oder entsprechende Kurse und Fortbildungen zu absolvieren.

Wie Sie sehen, muss man vor der Eröffnung des eigenen Cafés viele Dinge beachten. Doch wer die Sache mit realistischen Zielen und einer guten Portion Ehrgeiz angeht, könnte schon bald ein erfolgreicher Café-Besitzer sein. Denn wenn die Kunden strahlen und die Kasse stimmt, war es die Mühe definitiv Wert. Also worauf warten Sie noch?

Das Team von Kaffee-Miete.de wünscht Ihnen viel Erfolg bei der Gründung Ihres eigenen Cafés! Wir kommen gerne auf eine Tasse Kaffee vorbei. ;-)