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Kaffee im Büro von der Steuer absetzen: Bewirtungskosten als Betriebsausgabe

„Möchten Sie eine Tasse Kaffee?“ Diese Frage stellen tausende Kundenbetreuer, Verkäufer, Unternehmer und Berater an jedem Werktag immer wieder. Liter um Liter beruflich getrunkener Kaffee: Wie fließt der eigentlich in die Steuererklärung der Betriebe ein, in denen er aufgebrüht wird?

Kaffee im Büro von der Steuer absetzen: Bewirtungskosten als Betriebsausgabe

Das hängt davon ab, wer ihn aus welchem Anlass und mit wem trinkt. Aus Sicht der Finanzverwaltung ist betrieblich und geschäftlich begründet gekochter Kaffee steuerlich absetzbar. Ist der Anlass, aus dem Kaffee aufgesetzt wird, privater Natur, dann gehört dieser nicht auf die Steuererklärung. Ein privates Szenario wäre, wenn der Startup-Gründer mit seinem Team den eigenen Geburtstag feiert und dazu Torte und Kaffee spendiert. Ein betrieblicher Anlass ist zum Beispiel ein internes Meeting, bei dem Mitarbeitende die Thermoskanne um den Konferenztisch kreisen lassen. Ein geschäftlicher Grund ist ein Termin mit einem Kunden.

Aufmerksamkeit oder Bewirtungskosten: 100% oder nur 70%?

Ob das Finanzamt nun aber die vollen Ausgaben für den Kaffee oder nur 70% als Betriebsausgabe anerkennt, hängt davon ab, ob es sich um eine Aufmerksamkeit oder um Bewirtungskosten handelt. Nicht jede Tasse ist also gleich. Wird der Kaffee als höfliche Geste serviert, ist er eine Aufmerksamkeit und somit eine zu 100% absetzbare Betriebsausgabe. Das gilt auch, wenn es betrieblich bedingt Kaffee gibt, also zum Beispiel während einer hausinternen Fortbildung für Angestellte oder weil in dem Betrieb in der Teeküche immer Kaffee, Tee und Wasser für alle Arbeitnehmer bereit steht. Auch alle Tassen, die unmittelbar im Zusammenhang mit einem Verkauf serviert werden, sind recht eindeutig voll absetzbare Betriebsausgaben - zum Beispiel auf Messen, bei Warenverkostungen oder wenn ein Kaufvertrag unterschrieben wird.

Rechnung für Bewirtungsbeleg

Wie jede Rechnung muss sie die notwendigen Pflichtangaben enthalten. Sie muss maschinell erstellt sein und eine Registriernummer enthalten, was der Rechnungsnummer entspricht. Neben Name und Anschrift der Gaststätte sind auch genaue Angaben zu den servierten Speisen und Getränken notwendig, der Tag der Bewirtung, das Ausstelldatum der Rechnung und der Rechnungsbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Bei Rechnungen über Beträge von mehr als 150 Euro müssen die Steuersätze aufgeschlüsselt sein. Außerdem wird der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers benötigt, das ist in diesem Fall der Gastgeber bzw. die gastgebende Firma. Auch Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte müssen angegeben sein.

Handelt es sich dagegen um eine Bewirtung, dann machen sich nur 70% der Ausgaben für den Kaffee steuermindernd bemerkbar. Gemeint ist damit zum Beispiel ein Geschäftsessen in einem Restaurant.

Ein weiterer Unterschied: Bewirtungskosten müssen viel umfangreicher belegt werden. Allein den Kassenbon oder die Quittung aus dem Café oder Restaurant mitzunehmen und als Eingangsrechnung zu erfassen, reicht nicht. Wer Geschäftsfreunde bewirtet, benötigt eine Rechnung. Das bedeutet, die Gaststätte muss eine formal korrekte Rechnung ausstellen.

Der Gastgeber muss dazu noch einen Beleg ausfüllen, auf dem er den Anlass der Bewirtung genau angibt, die Namen der Gäste auflistet und unterschreibt. Rechnung und Belegnachweis werden dann gemeinsam abgelegt.

Warum will das Finanzamt es so genau wissen? Bewirtungskosten müssen angemessen sein. Gastgeber eines Geschäftsessens dürfen also nicht von dem abweichen, was für ihre Unternehmensgröße und Branche üblich ist. Nur wenn die Aufwendungen verhältnismäßig sind, sind 70% der Bewirtungskosten von der Steuer absetzbar.

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